Työ 2.0 on Valtiovarainministeriön, Senaattikiinteistön, Valtiokonttorin ja Valtorin yhteinen ponnistus valtionhallinnon fiksummin tekemisen puolesta valtionhallinnossa. Prosessissa uudistetaan valtion virastojen toimintatapoja ja työympäristöjä sekä poistetaan erilaisia fiksusti tekemisen esteitä. Esteitä ovat mm. turhaa byrokratiaa ylläpitävät toimintamallit ja käyttäytymisohjeet, jotka eivät perustu keskinäiseen luottamukseen sekä työympäristöt, jotka eivät tue yhdessä tekemistä ja avointa tiedon kulkua.

 

Digitalisaatio vapauttaa aikaa oleelliseen

Digitalisaatio muuttaa kaikenlaisten töiden tekemistä. Kyse on ajattelu- ja toimintatavan muuttamisesta, jota tuetaan uutta teknologiaa hyödyntämällä. Parhaimmillaan tämä tarkoittaa, että meiltä vapautuu aikaa oleellisimpaan: Uusien ratkaisujen synnyttämiseen vuorovaikutuksessa toistemme (ml. asiakkaat) kanssa - tietoa ja osaamista jakamalla, yhdessä uutta oppimalla. Jokainen meistä voi fiksuistaa omaa työtään kysymällä: Miksi teen tätä? Miksi teen tätä juuri näin? Miksi täällä? Miten ja keiden kanssa tehden voisin saada enemmän aikaan, kenties uusia tulokulmia asiaan? Jne.

Älykkäät robotit, erilaiset keinoälysovellukset ja lohkoketjuteknologia tulevat poistamaan myös hallinnosta sellaista työtä, jota monet ihmiset tällä hetkellä tekevät. Jopa lakien valmistelua voidaan jatkossa tehdä tekoälysovelluksilla. Virkamiesten tehtäväksi noussevat asiat, joita ei voi kuvata valmiina prosesseina ja ”jos näin niin sitten noin”- loogisina ketjuina. Hallinnosta poistuu työpaikkoja, mutta samalla todennäköisesti syntyy uutta, uudenlaista lisäarvoa tuottavaa työtä.

 

Myös virkamiehen rooli, identiteetti ja osaaminen ovat päivityksen kohteena

On yhä tärkeämpää, että julkisen vallan käyttäjät ymmärtävät myös uuden maailman logiikkaa. Muutosvauhdin kiihtyessä ja toisaalta resurssien vähetessä on yhä oleellisempaa, keitä keskeiset virkamiehet ovat, millä osaamisella, asenteella ja kyvyllä he toimivat. Pitää olla utelias ja kiinnostunut siitä, mitä ympärillä tapahtuu, pystyä omaksumaan uusia asioita ja muuttamaan omia toimintatapoja.

Kun toimintamallit uudistuvat ja vanhat hallintorajat kaatuvat tarvitaan aivan uudenlaista osaamista. Isossa kuvassa tarvitaan erityisesti kykyä hahmottaa systeemisiä kokonaisuuksia, ymmärrystä kompleksisessa ja yhteen kietoutuneessa toimintaympäristössä toimimisesta sekä verkostoissa toimimisen taitoja. Tässä onnistumiseksi tarvitaan vahvaan vuoropuheluun, yhdessä tekemiseen ja luottamukseen perustuvaa toimintakulttuuria. Parhaimmillaan jokainen virkamies toimii asiakaslähtöisenä ja luovana ongelmanratkaisijana, joka ottaa vastuuta myös ”oman tonttinsa” rajojen yli.

 

Nykymaailma on jo digitoitu

Jos puhumme pelkästään digitaalisista palveluista, vaarana on, että digitoimme olemassa olevat toiminnot. Julkisten toimijoiden pitää pystyä ajattelemaan minkälaisia uusia palvelukokonaisuuksia kansalaiset ja yritykset tarvitsevat ja mistä vanhasta voimme luopua. Viimeistään nyt on julkisen sektorin organisaatioiden korkea aika nousta ylös poteroistaan, katsoa yli oman tontin rajojen ja lähteä verkottumaa - sekä keskenään, että yhteiskunnan muiden toimijoiden kanssa. Tämä edellyttää kykyä kyseenalaistaa, rohkeutta, luovaa ajattelua ja riskinottoa. Onnistuminen edellyttää myös asiakkaiden uudenlaista mukaanottoa toiminnan kehittämiseen. Ei riitä, että valmis muistio tai toimintamalli lähetetään lausunnolle, vaan asiakkaat pitää ottaa mukaan suunnitteluun heti alusta alkaen.

 

Onnistuneen digitaalisen kehityksen takana on joustava ja avoin suhtautuminen muutokseen

Ihmiset tekevät muutoksen. Siksi tarvitaan myös ymmärrystä sitä, että onnistunut muutos edellyttää aina huomattavaa panostusta ihmisiin ja toimintakulttuuriin. Uusi ajattelu, uudet toimintatavat ja uudet teknologia edellyttävät vahvaa panostusta henkilöstön osaamiseen. Toimintakulttuurin tulee olla muutokselle ja uusille toimintatavoille avoin, ts. tulee olla sallittua kokeilla, epäonnistua ja oppia. Toimintastrategiat ja –mallit tulee ajatella ja muotoilla uusiksi. Lean –ajattelun omaksuminen on oleellista (missiona luoda lisäarvoa asiakkaalle ja luopua turhasta), samoin erilaiset avoimet ympäristöt ja alustat. Tarvitaan myös toimintatapamuutosta onnistuneesti tukevia teknologisia ratkaisuja, mutta muutosta ei pidä lähteä tekemään tekniikka edellä.

 

Tekemällä fiksummin saamme aikaan enemmän

Nykymaailmassa työn tuottavuus ei enää juurikaan parane vääntämällä vanhaa kampea entistä kiivaammin. Työ 2.0 rakentaa reseptiä valtionhallinnon uusiksi toimintatavoiksi seuraavalla visiolla: ”Tekemällä fiksusti töitä saamme aikaan enemmän vähemmällä. Tästä hyötyvät sekä asiakkaat että koko työyhteisö. Säästämme aikaa, rahaa ja hermoja”. Työ ei ole paikka mihin mennään vaan se, mitä tehdään. Pysyvien organisaatiorakenteiden merkitys vähenee samalla kun työ siirtyy yhä enemmän tehtäväksi erilaisissa verkostoissa. Työ 2.0:ssa uudelleentarkastelun ja kehittämisen koh-teena on koko setti: johtaminen, toimintatavat, osaaminen, työympäristöt sekä uuden teknologian hyödyntäminen.

 

Onnistuaksemme tarvitsemme systeemisen muutoksen

Hallitusohjelmassa tavoitellaan tuottavuusloikkaa mm. tarttumalla digitalisaation mahdollisuuksiin. Jotta onnistumme tässä julkisen ja yksityisen sektorin yhteisessä haasteessa, on tärkeää ymmärtää, että kyse ei ole ensisijaisesti teknologiasta. Tarvitsemme systeemisen muutoksen.

Systeemisellä muutoksella tarkoitetaan monen asian (kuten ajattelutavan, toimintamallien ja rekan-teiden) laaja-alaista ja samanaikaisesti tapahtuvaa muutosta. Työhön ryhtyminen ei edellytä ylhäältä päin tulevaa käskyä, vaan muutosta voi ja pitää ryhtyä tekemään sekä oma-aloitteisesti että koordinoidusti. Tästä on jo paljon hyviä esimerkkejä, mutta onnistuminen edellyttää, että ihan kaikki ovat sen tekemisessä mukana.

Virpi Einola-Pekkinen

Kirjoittaja toimii kehittämispäällikkönä valtiovarainministeriössä

Lue lisää Työ 2.0:sta.

lue timo rainion digituumasta toimeen -kirjoitus

lue timo hakkaraisen digitalisaation johtamisesta -kirjoitus